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Zum Treuhandvertrag gehört eine Kostenaufstellung und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Unter Berücksichtigung der individuellen Kundenwünsche ermittelt und überträgt der Auftragnehmer (Friedhofsgärtner) die Kosten der zu erbringenden Leistungen in die Kostenaufstellung. Auftraggeber und Auftragnehmer unterzeichnen den Vertrag und die Kostenaufstellung. Der Vertrag wird bei der Treuhandstelle geprüft, registriert und vom Vorstand gegengezeichnet. Die Treuhandstelle fordert vom Auftraggeber den vereinbarten Gesamtbetrag an (Vertragssumme zuzüglich Verwaltungsgebühr). Anschließend wird für jeden Vertrag ein separates Konto eingerichtet. Das Treuhandkapital wird treuhänderisch und mündelsicher verwaltet. Der gesamte Zahlungsverkehr zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer wird von der Treuhandstelle abgewickelt.

Die Grabbetreuung durch den Friedhofsgärtner beginnt entweder nach dem Tod des Auftraggebers, auf Abruf (Pflegebeginn jederzeit möglich) oder zu einem festgelegten Zeitpunkt. Der Auftragnehmer führt dann alle vertraglich festgeschriebenen Leistungen aus. Der Treuhänder ist verpflichtet, für die Durchführung der vertraglichen Leistungen Sorge zu tragen und diese zu überwachen. Durch regelmäßige Überprüfung der vom Friedhofsgärtner betreuten Grabstätten (Grabkontrolle mit Fotonachweis) wird der Treuhänder dieser Anforderung gerecht. Die Treuhandstelle überträgt die Betreuung der Grabstätte auf einen anderen Friedhofsgärtner, wenn die ordnungsgemäße Ausführung der vertraglichen Leistungen nicht mehr gesichert ist.